Welche Daten stehen eigentlich zur Verfügung? Und wie beschreiben wir Daten, damit sie bestmöglich, gefunden, verstanden und genutzt werden können?
Kaum ein Vorgehen in der Verwaltung kommt mittlerweile ohne Daten aus. Doch nicht immer ist klar, wer über welche Daten verfügt, welche Prozesse dahinterstehen oder wie sie verwendet werden können. Wie wäre es zu wissen, mit welchen Daten andere Abteilungen in der jeweiligen Senats- oder Bezirksverwaltung arbeiten? Eine systematische Übersicht könnte helfen, Datenschätze zu identifizieren, Prozesse zu beschleunigen, Schnittmengen zu erkennen und Wissen innerhalb der Verwaltung zu teilen. Ein wichtiger Schritt auf diesem Weg ist daher die strukturierte Beschreibung von Daten. Diese Maßnahme stellt die Weichen für eine effiziente Nutzung und Wertschöpfung durch das Teilen von Daten.
In dieser Etappe geht es darum, alle relevanten Informationen zu den eigenen Daten zusammenzutragen und in den sogenannten Metadaten festzuhalten. Diese Metadaten werden später für die Veröffentlichung benötigt. Dieser Prozess kann sowohl für einen einzelnen Datensatz, als auch im großen Stil zur systematischen Ersterfassung von Datenbeständen, der Dateninventur, durchgeführt werden.
Metadaten dienen dazu, Daten zu beschreiben, zu organisieren und zu verstehen. Sie bieten Kontext und erläuternde Details, um die Bedeutung und den Inhalt der eigentlichen Daten zu verstehen.
Für alle Datenportale Deutschlands gelten Standards. Deren Einhaltung stellt sicher, dass Metadaten leicht analysiert und zwischen Portalen und Anwendungen ausgetauscht werden können.
Nur wenn die Metadaten ausführlich und korrekt sind, können Nutzer:innen den Daten vertrauen und sich bei Rückfragen an die verantwortliche Person wenden.
Die Auffindbarkeit von Daten hängt eng mit den Metadaten zusammen. Metadaten-Tags fungieren als eine Art Suchbegriff und verknüpfen ähnliche Datensätze.
Viele Referate besitzen wertvolle Daten, die bisher aber nur intern verwendet werden. Mit Unterstützung der ODIS mache ich als OD-Beauftragte mit meinen Kolleg:innen eine Art Dateninventur. So arbeiten wir gemeinsam daran, einige Daten sichtbar zu machen und als Open Data bereitzustellen.
Das Anlegen von Metadaten für einen einzelnen Datensatz ist schnell gemacht - das Template gibt den Prozess vor. Die Durchführung einer Dateninventur kann dagegen eine komplexere Aufgabe sein. Die hier vorgestellten Materialen geben Hilfestellung und unterstützen bei einer strukturierten Vorgehensweise.
Welche Infos werden für eine Veröffentlichung benötigt?
Metadaten eines Datensatzes beschreiben die eigentlichen Daten. Sie sind ein wichtiger Bestandteil jeder Veröffentlichung von Daten im Datenportal, denn ohne qualitative Metadaten kann weder die Transparenz noch eine nachhaltige Verwendbarkeit der Daten garantiert werden. Die Vorlage hilft bei der Erfassung.
Vorlage
Wie können Daten besser auffindbar gemacht werden?
Damit Daten im Open Data Portal gezielt gefunden werden können, wird jeder Datensatz durch Schlüsselworte, die sogenannten Tags, beschrieben. Die Tags dienen außerdem dazu, thematisch zusammenhängende Datensätze miteinander zu vernetzen. Dieser Artikel erklärt was es beim Vergeben von Tags zu beachten gibt.
Projekt
Wie können Daten strukturiert erfasst werden?
Im Zuge der Dateninventur wird erfasst, welche Daten innerhalb einer Behörde, Abteilung oder Fachgruppe vorliegen. Die dabei gewonnen Informationen müssen strukturiert und standardisiert erfasst werden, um sie später leicht zusammenführen und austauschen zu können.
Vorlage
Warum ist eine Datenübersicht von Vorteil?
Um zu entscheiden welche Daten für eine Bereitstellung als Open Data geeignet sind, kann es sinnvoll sein sich eine Übersicht über alle vorhandenen Datensätze zu verschaffen und eine Dateninventur durchzuführen. Doch was genau ist eigentlich eine Dateninventur? Das Handout fasst die wichtigsten Informationen zusammen.
PDF-Dokument
5-6 Minuten
Wie erstellt man eine Datenübersicht?
Eine Dateninventur kann je nach Zielstellung ein komplexes Unterfangen sein, bei dem ein strukturiertes Vorgehen hilft. In diesem Prozessplan werden die wesentlichen Schritte vorgestellt und eine Checkliste zur Verfügung gestellt.
PDF-Dokument
10-20 Minuten
Hier haben wir eine Linksammlung zu externen Ressourcen zusammengetragen, die einen noch tieferen Einstieg in die Thematik ermöglichen.
Sind die Datensätze identifiziert und die Metadaten angelegt, verlassen wir in der nächsten Etappe die Vogelperspektive. Wir tauchen in die eigentlichen Daten ein und bereiten sie für die Veröffentlichung vor.
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