In zehn Schritten zum maschinenlesbaren Organigramm

Einleitung

Das Organigramm-Tool hat zum Ziel, die Erstellung der Organigramme der Berliner Verwaltung zu vereinfachen und die Organigramme in ein einheitlicheres und maschinenlesbares Format zu bringen. Neben einer schicken grafischen Darstellung der Berliner Verwaltungsorganisation, welche sich unter anderem als PDF exportieren lässt, legt das Tool Organigramme als JSON-Dateien an. Dieses Dateiformat ermöglicht es, die eingegebenen Daten in einem einfachen Textformat zu speichern und auch wieder in das Tool einzuladen und zu bearbeiten. Durch das JSON-Format werden die Daten außerdem vielfältig als Open Data für ganz andere Anwendungen und Auswertungen nutzbar. Das Tool befindet sich derzeit in einer prototypischen Version.

Update Februar 2024

Auf dem Weg hin zu Fünf-Sterne-Open Data haben wir uns mit Linked Data in der öffentlichen Verwaltung auseinandergesetzt und das Tool so weiterentwickelt, dass Organigramme nun auch im verlinkten offenen Datenformat (RDF) exportiert werden können. In unserem Blogbeitrag “Vom Informationssilo zum Wissensnetzwerk” haben wir mehr Informationen über Linked Data zusammengefasst.

Getting started – Wir führen Sie in zehn einfachen Schritten durch das Tool

1. Tool öffnen und navigieren

Das Tool funktioniert direkt im Browser, ein Download oder eine Anmeldung sind nicht nötig. Am besten funktioniert die Anwendung in Firefox und Chrome. Öffnen Sie folgende Internetseite in Ihrem Browser: https://organigramme.odis-berlin.de. Wenn Sie das Tool zum ersten Mal aufrufen, dann sehen Sie ein von uns angelegtes Beispiel-Organigramm. Um sich an eine andere Stelle im Dokument zu bewegen, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie das Dokument. Unten rechts können Sie rein- und rauszoomen sowie die Ansicht auf das ganze Dokument aktivieren, alternativ können Sie dafür auch das Scrollrad der Maus benutzen. In der Leiste oben rechts gibt es Pfeile um Schritte rückgängig zu machen bzw. zu wiederholen.

2. Informationen zu einer Organisationseinheit eintragen

Jede der Boxen, die Sie sehen, stellt eine Organisationseinheit dar. Klicken Sie jetzt einmal auf eine der Boxen, die noch keine Beispielinformationen enthält. Es öffnet sich links das Bearbeitungsfenster. Geben Sie dort die Daten ein, die in der Kopfzeile der Box angezeigt werden sollen. Tragen Sie ein um welche Art von Organisationseinheit es sich handelt (diese Info erscheint nicht in der Box, sie ist aber für die JSON-Datei wichtig), also zum Beispiel um eine Abteilung oder um ein Referat. Mit Klick in das Textfeld macht Ihnen das Tool Vorschläge, Sie können aber auch Freitext eingeben. Tragen Sie als nächstes eine konkrete Bezeichnung ein, die als Titel der Box erscheinen soll, z.B. “Abteilung II - Kultur”. Sie können zudem eine alternative Bezeichnung angeben, z.B. “Abt. II”. Unter dem Reiter Gestaltung können Sie die Darstellungsform der Box verändern.

Hinweis: Die Darstellungsformen sind rein kosmetischer Natur. Wählen Sie “Hervorgehoben”, um wichtige Einheiten wie einen Senator optisch hervorzuheben oder “Zurückgenommen” für Einheiten, die eine nachgeordnete Sonderrolle einnehmen, wie z. B. nachgeordnete Behörden. Der Stil “Verbindungspunkt” lässt die Box verschwinden und ersetzt sie durch einen reinen Knotenpunkt. Hintergrundfarbe und Füllung der Organisationseinheit können manuell geändert werden sowie das Anordnung von Text: untereinander (Standard) oder in zwei Spalten. Wir empfehlen, die Gestaltungsmittel nur zu benutzen, wenn sie unbedingt benötigt werden, da diese Informationen nicht im maschinenlesbaren Organigramm hinterlegt werden können und für Datennutzende gegebenenfalls verloren gehen.

Nun kommen wir zum Inhalt der Box. In den nachfolgenden Feldern der Eingabemaske können Sie weitere Informationen eintragen. Das sind beispielsweise die Adresse und Kontaktdaten der Organisationseinheit. Unter dem Reiter “Verknüpfung” verbirgt sich die Linked Data Funktionalität des Tools. Nutzer:innen müssen hier keine eigenen Eingaben vornehmen, da alle angelegten Organisationseinheiten und Personen automatisch eine vom Tool generierte URI erhalten. Diese hilft in Zukunft, Informationen aus dem Organigramm mit anderen Datensätzen zu verbinden. Handelt es sich bei der angelegten Organisation um die übergeordnete Senatsverwaltung gibt es die Möglichkeit über einen Klick auf den Reiter eine externe Verknüpfung anzulegen. Über das Textfeld kann die Datenbank von Wikidata durchsucht werden, z.B. nach “Senatsverwaltung für Finanzen”, und das Organigramm wird mit externen Informationen angereichert.

Wenn Sie Daten zu einer Person eintragen möchten, klicken Sie auf das kleine Plus-Symbol in der Personen Positionen-Leiste. Zunächst können Sie optional die Art der Position (z.B. Abteilungsleitung, Referent:in, etc.) festlegen und anschließend mit Informationen zur Person ergänzen, die diese Position innehält. Unter Verknüpfungen besteht dieselbe Funktion für einzelne Positionen und Personen, falls es sich bei der angelegten Person beispielsweise um bekannte Politiker:innen oder Senator:innen handelt.

3. Einheiten innerhalb einer Organisationseinheit anlegen

Nicht nur Personen können Teil einer Organisationseinheit sein, sondern auch weitere zugehörige Abteilungen oder Stellen. Klicken Sie auf das Plus-Symbol neben Zugehörige Organisationseinheit um diese hinzuzufügen und tragen Sie eine Bezeichnung ein. Klicken Sie anschließend auf das Plus-Symbol neben Positionen, um wiederum Mitarbeitende anzulegen, die Teil dieser Organisationseinheit sind und ergänzen sie Daten zu dieser Person in der neu erschienenen Maske. Durch Klick auf das rote Minus-Symbol werden Organisationseinheiten und Personen wieder gelöscht.

Hinweis: Personen und Organisationseinheiten können über das Minus-Symbol nur gelöscht werden, wenn vorher in den jeweiligen Textfeldern alle Texte entfernt wurden.

4. Neue Organisationseinheiten anlegen, entfernen und umsortieren

Scrollen Sie im Bearbeitungsfenster der Organisation nach ganz unten. Klicken Sie dort auf die Buttons, um eine neue Nebenorganisation oder eine neue Suborganisation von Ihrer aktuell bearbeiteten Box einzufügen. Klicken Sie auf eine der neu erstellten Boxen und dann auf die Schaltfläche Entfernen, um die Box wieder zu löschen. Sie können die Organisationseinheiten auch kopieren, ausschneiden, einfügen oder entfernen, wenn Sie mit einem Rechtsklick auf die Box klicken. Sie können eine Box auch mit links anklicken, gedrückt halten und die Maus bewegen, um Boxen umzusortieren.

Hinweis: Achtung, wenn Sie eine Organisationseinheit entfernen, löschen Sie auch alle Suborganisationen.

5. Dokumentinformationen bearbeiten

Neben dem eigentlichen Organigramm müssen Sie auch Informationen über das Dokument an sich angeben. Klicken Sie in der kleinen Menüleiste oben links auf das Symbol Dokumentinformationen. Es öffnet sich wieder eine Eingabemaske links. Tragen Sie über die Maske den Namen Ihrer Behörde als Dokumenttitel ein. Des Weiteren lässt sich die Ausrichtung des Dokuments (Hochformat oder Querformat) und die Ausgabegröße einstellen. In den Dokumentinformationen können Sie ebenfalls ein Logo einbinden. Bisher sind aus Lizenzgründen nur die Logos der Bezirksverwaltungen auswählbar. Sie können aber ganz einfach selbst eine Bilddatei mit einem Logo hochladen. Neben Datum und Name des Verfassers oder der Verfasserin kann hier auch die Fußzeile bearbeitet werden.

Hinweis: Die Ausgabegröße können Sie auch später bei Bedarf anpassen, wenn Ihr Organigramm größer wird und die aktuelle Ausgabegröße nicht ausreicht.

6. Fußzeile bearbeiten

In der Fußzeile können Sie bei Bedarf weitere ergänzende oder beschreibende Informationen zum Organigramm eintragen. Die Formatierung funktioniert über Markdown, Sie können jedoch auch einfach die Werkzeugleiste zum formatieren von Text verwenden. Die Unterpunkte der Fußzeile werden stets in Spalten dargestellt, eine Spalte entspricht einem Spiegelpunkt. Tragen Sie testweise beispielsweise die Adresse Ihrer Behörde in das Textfeld ein und klicken Sie auf Übernehmen.

Hinweis: Wenn Sie beispielsweise ein Unterstrich ”_” einbinden möchten, ohne dass dies als Markdownsyntax interpretiert und zu einer Kursivformatierung führt, müssen Sie es mit einem backward slash wie folgt eintragen:

 \ _

7. Dokument (zwischen)speichern

Alle Änderungen die Sie machen, werden automatisch für eine gewisse Zeit in Ihrem Browser gespeichert. Sie sollten Ihr erstelltes Organigramm aber auch abspeichern. Klicken Sie in der Menüleiste auf Dokument speichern oder exportieren. Wählen Sie speichern um die Daten als JSON-Datei herunterzuladen. Diese Datei ermöglicht es Ihnen die Datei zwischenzuspeichern, mit Kolleg:innen zu teilen und später daran weiterzuarbeiten.

8. Bestehendes Dokument einladen

Ein Organigramm, das mit unserem Tool erstellt wurde, kann einfach wieder in der Anwendung geladen werden. Probieren Sie das einmal exemplarisch aus. Laden Sie sich hier eine Beispiel-JSON-Datei herunter, in der das Organigramm für die Senatsverwaltung für Kultur und Gesellschaftlichen Zusammenhalt gespeichert ist. Gehen Sie nun zurück in das Organigramm-Tool und klicken Sie in der Menüleiste oben links auf das Symbol für Neues Dokument erstellen oder öffnen. Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die gerade heruntergeladene Datei in ihrem Filesystem aus und laden diese hoch. Wählen Sie im erscheinenden Fenster Änderungen Verwerfen aus. Sie sollten nun das Organigramm der SenKultGZ sehen. Sie können sich das Organigramm auch hier als PDF ansehen.

Hinweis: Zum aktuellen Zeitpunkt ist es leider nicht möglich, ein bereits bestehendes Organigramm im PDF-Format zu importieren, sondern nur Organigramme im JSON-Format, die mit unserem Tool erstellt wurden.

9. Fertiges Organigramm exportieren

Sie können ein fertiges Organigramm auch als PDF oder im Linked Open Data Format RDF exportieren. Klicken Sie in der Menüleiste auf Dokument speichern oder exportieren. Unter Exportieren werden Ihnen verschiedene Dateiformate zur Auswahl gestellt. Wählen Sie testweise PDF und Bidmap und klicken Sie auf den Button exportieren um ein PDF herunterzuladen. Beim Download als Linked Data stehen verschiedene RDF Formate wie JSON-LD oder Turtle zur Auswahl.

10. Mit einem neuen Dokument starten

Um wieder mit einem frischen Beispiel-Dokument zu starten, klicken Sie wieder links oben in der Menüleiste auf das Symbol für Neues Dokument erstellen oder öffnen. Klicken Sie diesmal anschließend auf Neues Dokument erstellen und dann auf Verwerfen. Sie sehen wieder das Organigramm vom Anfang.

Sie haben nun alle wichtigen Schritte und Funktionen testweise durchlaufen und können damit loslegen, ein Organigramm für Ihre eigene Behörde zu erstellen.